Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

 Kỹ năng lập kế hoạch công việc là kỹ năng cần thiết cho bất kì ai có những mong muốn, dự định, mục tiêu cần được lên kế hoạch để thực hiện. Vậy lập kế hoạch và quản lý công việc như thế nào là hiệu quả?

Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

Trong công việc và cuộc sống, dù ở bất kì vị trí nào hay lĩnh vực nào thì bạn cũng có rất nhiều việc để làm. Tuy nhiên, một ngày chỉ có 24 tiếng và một năm chỉ có 365 ngày. Vậy bạn làm sao để làm hết những công việc đó và kiểm soát chúng một cách hiệu quả? Tất cả là nhờ vào phương pháp lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả của mỗi người.

1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch triển khai công việc là quá trình xác định mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà họ sở hữu. Kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể bao nhiêu thì khả năng thực hiện mục tiêu càng cao bấy nhiêu.

Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và các công việc cho mục tiêu đó
Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và các công việc cho mục tiêu đó

2. Tại sao cần phải lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch công việc có ý nghĩa gì đối với cá nhân? Mục đích cuối cùng khi chúng ta học kỹ năng lập kế hoạch chính là để mỗi người có thể tự lên một kế hoạch bài bản cho những mục tiêu trong tương lai của bản thân. Và dưới đây nêu ra 7 lý do vì sao bạn cần phải sở hữu kỹ năng lập kế hoạch công việc.

214159 112551 Tich Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

214159 112551 Tich Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

214159 112551 Tich Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

214159 112551 Tich Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

214159 112551 Tich Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

214159 112551 Tich Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

>>> Lập kế hoạch và tổ chức công việc bằng SMARTER

Mục đích của kỹ năng lập kế hoạch
Mục đích của kỹ năng lập kế hoạch

3. Quy trình 6 bước lập kế hoạch công việc hiệu quả

3.1. Lập danh sách các công việc cần làm

Đây là bước đầu quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm giúp bạn có cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện công việc. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ các công việc sẽ làm trong ngày, tuần, tháng, năm.

Lập danh sách các công việc cần làm là một kỹ năng quan trọng trong lập kế hoạch công việc
Lập danh sách các công việc cần làm là một kỹ năng quan trọng trong lập kế hoạch công việc

3.2. Đưa ra các mục tiêu tương ứng

Thiết lập các mục tiêu phù hợp với công việc. Mục tiêu có thể là thời gian, kết quả hoàn thành. Tuy nhiên, bạn cần đưa ra các mục tiêu phù hợp với khả năng của bản thân để đảm bảo chúng được thực hiện một cách dễ dàng và thuận lợi.

Đưa ra các mục tiêu tương ứng cho từng công việc cụ thể
Đưa ra các mục tiêu tương ứng cho từng công việc cụ thể

3.3. Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc

Việc sắp xếp các công việc theo trình tự hợp lý cũng là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch công việc. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp và tiết kiệm thời gian.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

3.4. Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, tập trung không có nghĩa là bạn chỉ chú tâm đến công việc bạn lên kế hoạch mà bỏ các công việc khác. Nhưng bạn phải biết kết hợp giữa làm việc và giải trí để đảm bảo không xảy ra căng thẳng, stress.

Sự tập trung cần thiết cho kỹ năng lập kế hoạch công việc
Sự tập trung cần thiết cho kỹ năng lập kế hoạch công việc

3.5. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Trong thực tế, không phải bao giờ các công việc cũng được thực hiện như kế hoạch đã lập ra. Đôi khi, vì một số yếu tố khách quan dẫn đến những yếu tố phát sinh mà bạn không lường trước được. Vì vậy, khi lên kế hoạch, bạn hãy cố gắng dự trù và liệt kê một số khó khăn gặp phải và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.

Hướng dẫn lập kế hoạch công việc khi có sự cố phát sinh
Hướng dẫn lập kế hoạch công việc khi có sự cố phát sinh

3.6. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch giúp bạn biết được bản thân đã làm được đến đâu và có hoàn thành mục tiêu đúng thời gian hay không. Do đó, trong quá trình thực hiện các công việc, bạn cần liên tục theo dõi, kiểm tra và đối chiếu với mục tiêu ban đầu và kết quả hoàn thành.

Phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả
Phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả

4. Khóa đào tạo kỹ năng lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi người. Con đường thành công sẽ tiến gần hơn với những ai đã và đang sở hữu kỹ năng này.

Bạn chưa biết cách lập kế hoạch và quản lý công việc không có nghĩa là bạn sẽ không thành công. Điều quan trọng là bạn có chịu học hỏi và rèn luyện hay không? Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả” tại UMM sẽ cung cấp cho bạn những phương pháp, kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Kỹ năng trình bày trước đám đông hiệu quả

 Kỹ năng thuyết trình, kỹ năng trình bày trước đám đông hiện nay đã trở thành một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng. Nhưng nếu bạn chưa trang bị tốt kỹ năng này, tham khảo ngay bảy nguyên tắc cơ bản dưới đây nhé!

Nhìn thấy người này diễn thuyết một cách tự tin, người kia trả lời câu hỏi của các nhà báo một cách lưu loát trên truyền hình, chắc hẳn có lúc bạn đã tự hỏi họ có năng khiếu, có kỹ năng thuyết trình bẩm sinh hay phải luyện tập để làm được như vậy?

Câu trả lời của Richard Zeoli, một chuyên gia trong lĩnh vực này, là: “Năng khiếu, nếu có chỉ là một phần, tất cả đều do khổ luyện mà thành!”.

Trong một bài viết mới đây đăng trên trang web của Forbes, Richard Zeoli đã chỉ ra bảy nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ nếu muốn thành công khi nói trước công chúng.

1. Nguyên tắc thứ nhất: Đừng cố gắng trở thành nhà diễn thuyết đại tài

kỹ năng trình bày trước đám đông 1

Hãy thoải mái, hãy là chính mình!

Trong giao tiếp hàng ngày bạn thường nói năng thoải mái, nhẹ nhàng, nhưng khi nói trước đám đông, hình như mọi chuyện trở thành ngược lại. Quá chú ý đến công chúng sẽ làm hại đến khả năng diễn thuyết. Để trở thành một diễn giả thu hút thì hãy chú ý đến những điều bạn nói. Dù cử tọa của bạn là vài ba người hay cả ngàn người, dù bạn đang nói về công việc của mình hay về một bước đột phá trong y khoa thì hãy luôn là chính mình, và thiết lập sự kết nối với cử tọa. Hãy nhớ cử tọa chỉ muốn nghe người nào nói chuyện nhẹ nhàng, cuốn hút. Thế thôi.

2. Nguyên tắc thứ hai: Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo

Khi bạn mắc lỗi, đừng lo lắng vì chẳng ai để ý nhiều đến việc đó, ngoại trừ bạn.

Ngay cả đến những nhà hùng biện tài danh cũng sẽ mắc lỗi. Sự chú ý của con người thường bị phân tán. Trên thực tế, người ta chỉ thực sự nghe khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại 80% họ tiếp thu qua hình ảnh. Khi bạn mắc lỗi, hiếm khi cử tọa để ý đến việc đó, vì vậy điều quan trọng bạn có thể làm là cứ tiếp tục. Đừng ngừng lại, và đừng xin lỗi, chỉ trừ khi đó là một lỗi quá nghiêm trọng.

Hãy nhớ, ai cũng có thể mắc lỗi. Đó là một phần của con người, và chính phần con người này làm cho chúng ta kết nối được với cử tọa, giúp ta trở thành những nhà hùng biện.

Cử tọa không muốn nghe ở một người quá hoàn hảo, họ chỉ muốn nghe một diễn giả đời thường.

Nguyên tắc thứ ba: Hãy hình dung mình đang diễn thuyết

Bạn có biết là những người thành công rực rỡ trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, đều phải sử dụng đến sức mạnh của việc tưởng tượng. Các nhân viên bán hàng hình dung ra việc mình ký được hợp đồng, các nhà quản lý hình dung ra viễn cảnh phát triển những dự án đầu tư mới, các vận động viên nhắm mắt lại và hình dung ra cảnh họ đã về đích… Trong nghệ thuật nói trước đám đông, cách tốt nhất để chống lại sự lo lắng và trở nên thư thái là hãy tưởng tượng trong đầu về buổi nói chuyện của mình.

Nếu bạn có đề tài phải trình bày trước nhiều người, hãy dành ra 30 phút mỗi ngày để hình dung việc mình đang làm, hình dung càng chi tiết càng tốt. Hãy hình dung bạn đang ở trên diễn đàn với cảm giác thư thái và dễ chịu, diễn đạt tốt và kết nối được với cử tọa. Nếu bạn thực hành điều này mỗi ngày, thì đến lúc trình bày trước đám đông, trí óc của bạn sẽ trở nên quen thuộc với tình huống đó. Bạn sẽ không còn cảm giác lo lắng, sợ hãi, thay vào đó là sự thư thái và tự tin hơn nhiều trước cử tọa.

Nguyên tắc thứ tư: Giữ kỷ luật

Mục tiêu của chúng ta không phải là trở thành một diễn giả hoàn hảo, bởi vì không có một diễn giả như vậy, chúng ta chỉ có thể trở thành một diễn giả thuyết phục. Và diễn thuyết cũng cần phải thực tập. Giao tiếp là chuyện đương nhiên, bởi chúng ta sống để nói với người khác. Nhưng khi vốn liếng, thế mạnh của mình được gắn trực tiếp với việc chúng ta có thuyết phục được đám đông hay không, chúng ta cần phải chú ý đến công việc này một cách nghiêm túc.

Cách thực hành tốt nhất là trình bày bài diễn văn một cách thoải mái tại nhà hay trong văn phòng của mình.Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng sẵn sàng, điều đó dẫn đến sự tự tin. Nếu bạn có bài diễn văn phải trình bày trong một tuần lễ nữa, hãy thực tập nó mỗi ngày. Đọc lớn lên ngay khi bạn thức dậy mỗi buổi sáng, ít nhất một lần vào buổi trưa và hai lần trước khi đi ngủ. Thực hành đều đặn như thế, đến khi chính thức thực hiện, bạn sẽ cảm thấy được chuẩn bị sẵn sàng vì đã biết rõ tất cả.

Cùng với nguyên tắc thứ ba ở trên, đây là cách tốt nhất để vượt qua sự lo lắng và có được sự tự tin trước cử tọa.

Nguyên tắc thứ năm: Hãy làm cho câu chuyện trở nên gần gũi

kỹ năng trình bày trước đám đông 2

Bất kỳ lúc nào có thể, bạn hãy đem chính mình vào bài diễn thuyết

Đối với bất kỳ đề tài nào, cử tọa chỉ phản hồi tốt nhất khi diễn giả làm cho sự giao tiếp có tính gắn bó với con người. Hãy sử dụng mọi cơ hội để biến thông tin trở nên gần gũi với người nghe. Người ta thích nghe về những người khác, những bi kịch, những chiến thắng, những câu chuyện vui xảy ra hàng ngày trong chính cuộc sống của họ… Bất kỳ lúc nào có thể, bạn hãy đem chính mình vào bài diễn thuyết. Điều này không chỉ giúp cử tọa gần gũi với bạn hơn mà còn giúp bạn nói năng tự nhiên trước đám đông. Còn gì quen thuộc hơn là chủ đề về chính bản thân bạn?

Nguyên tắc thứ sáu: Cảm nhận được người nghe

Nói về bạn, nhưng trọng tâm không phải về cá nhân bạn mà về cử tọa. Bởi mục tiêu chính của một bài diễn thuyết không phải là làm lợi cho diễn giả mà là phục vụ cử tọa. Vì thế trong tất cả các giai đoạn chuẩn bị, và trình bày, bạn hãy luôn nghĩ bằng cách nào bạn có thể giúp cử tọa đạt được những gì họ mong muốn từ diễn giả. Khi thực hiện điều này, vai trò diễn giả của bạn sẽ trở thành vai trò thỏa mãn yêu cầu của cử tọa, điều này chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự e dè trong việc diễn thuyết trước đám đông.

Nguyên tắc thứ bảy: Làm cho cử tọa mong đợi nhiều hơn

Một trong những bài học giá trị nhất trong nghệ thuật diễn thuyết trước đám đông là “ít hơn lại có nghĩa là nhiều hơn”. Hiếm khi chúng ta rời khỏi một buổi diễn thuyết và nghe người ta nói rằng: “Tôi mong rằng diễn giả đó nói dài hơn!”. Ngược lại, không biết bao nhiêu lần chúng ta nghe mãi câu: “Thật là mừng vì bài diễn thuyết đã kết thúc!”.

Hãy làm cho cử tọa ngạc nhiên. Luôn luôn làm cho phần trình bày của mình ngắn hơn một chút so với những gì mà cử tọa nghĩ. Nếu bạn tuân thủ sáu nguyên tắc trên, thì bạn đã chiếm được sự chú ý và sự quan tâm của cử tọa. Vì thế cách tốt nhất là làm cho cử tọa trông đợi bạn tiếp tục thêm vài phút nữa hơn là khiến họ ngọ nguậy trong ghế để đợi bạn kết thúc bài diễn thuyết.

Xem ngay: Lớp học kỹ năng thuyết trình

Chúc bạn thành công nhé!

XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP – YẾU TỐ PHÁT TRIỂN SỰ PHÁT TRIỂN VÀ TRƯỜNG TỒN CỦA DOANH NGHIỆP

 Định nghĩa về văn hoá doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa về văn hoá doanh nghiệp, theo TOPPION thì văn hoá doanh nghiệp được hiểu là “những giá trị được xây dựng trong quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp và những giá trị này ảnh hưởng lên cách quyết định, suy nghĩ, giao tiếp và cách hành xử của từng cá nhân trong doanh nghiệp”.
Lợi ích xây dựng văn hoá doanh nghiệp?
Văn hoá doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được chiến lược công ty;
Lãnh đạo và đội ngũ cảm thấy thích; Đội ngũ cảm thấy tự hào và gắn kết.
Văn hoá doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chúng ta khác biệt cho doanh nghiệp khác.
Văn hoá doanh nghiệp trở thành lợi thế cạnh tranh đặc trưng của doanh nghiệp;
Nhiều khi văn hoá đến một thời điểm nào đó khi doanh nghiệp gặp khó khăn thì chính văn hoá giúp doanh nghiệp vượt qua thử thách nhờ sự đồng thuận của nhân viên.
Văn hoá doanh nghiệp khiến đội ngũ không muốn rời tổ chức đội ngũ muốn trung thành, đóng góp và muốn làm việc với năng suất cao hơn
Văn hoá doanh nghiệp được chia thành 3 cấp độ như sau:
Cấp độ thứ nhất là các sản phẩm của con người là những sản phẩm dễ nhìn thấy khi tiếp xúc như: các sản phẩm thuộc về doanh nghiệp, văn phòng, sự sáng tạo, sự thẩm mỹ, trang phục, giao tiếp và các nghi thức.
Cấp độ 2: Các niềm tin, quy tắc hành xử được số đông mọi người đồng thuận để định hướng phong cách làm việc của nhân viên.
Cấp độ 3: Các giá định căn bản làm nền móng: trở thành một chân lý để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Là yếu tố để doanh nghiệp phát triển và tồn tại. 
Theo Robert A. Cooke VHDN có thể được chia ra làm 12 loại thuộc 3 nhóm khác nhau:
Nhóm 1 – Văn hóa mang tính xây dựng
Hướng đến kết quả: Hoàn thành một nhiệm vụ bằng mọi nỗ lực, kỹ năng, hoặc thay đổi cách làm để đạt được các mục tiêu.
Khẳng định năng lực bản thân: Làm việc chủ động, sáng tạo và độc lập. Đội ngũ tư duy sáng tạo nhưng thực tế.
Khuyến khích tính nhân văn: Giúp người khác trưởng thành và phát triển, quan tâm đến sự phát triển và trưởng thành của nhân viên.
Khuyến khích mối quan hệ tình thân: Đội ngũ chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ, thân thiện, thẳng thắn và hợp tác vì mục tiêu chung, phối hợp liên bộ phận tốt.
Nhóm 2 –Văn hóa mang tính thụ động/phòngthủ:
Xin ý kiến: Đội ngũ chờ đợi ý kiến cấp trên trước khi suy nghĩ và hành động. 
Theo lối mòn: Đội ngũ bị ràng buộc bởi các quy tắc và quy định của tổ chức thiếu đi sự sáng tạo và chống đối sự thay đổi nhằm tìm kiếm sự an toàn cho bản thân. 
Phụ thuộc mang tính dây chuyền: Đội ngũ thường quan sát và chờ đợi ai đó làm trước và làm theo nhằm tìm kiếm sự an toàn cho bản thân. 
Né tránh xung đột: Đội ngũ có thiên hướng ngại việc khó, tránh né các xung đột, ngại góp ý và ít quan điểm một cách chính thống và thường chia sẻ thông tin ngoài lề.
Nhóm 3 – Văn hoá mang tính thúc ép/phòngthủ:
Chỉ trích người khác: Thường sử dụng những sai sót của người khác để chỉ trích và gây áp lực.
Trọng quyền lực: Phong cách nặng tính chỉ đạo, sử dụng quyền lực như một công cụ gây áp lực trong việc hoàn thành công việc.
Cạnh tranh: Khẳng định bản thân mình hơn những người khác bằng việc đem ra so sánh để tỏ ra vượt trội hơn.
Chủ nghĩa hoàn hảo: Giá trị bản thân gắn với những tiêu chuẩn cực cao, chú trọng chi tiết. 
Vì vậy, xây dựng văn hóa doanh nghiệp không đơn thuần là liệt kê ra các giá trị chủ doanh nghiệp mong muốn mà cần sự nỗ lực của những thành viên trong doanh nghiệp, sự khởi xướng và động viên của lãnh đạo.

Tư duy quản lý của nhà lãnh đạo xuất sắc

Những nhà quản lý tài giỏi nhất, xuất sắc nhất là những người có suy nghĩ và cách nhìn rất khác biệt về môi trường làm việc.



Nhà quản lý thành công nhất là những người luôn được nhân viên tôn trọng và dễ dàng làm theo họ, đồng thời cũng là những nhà quản lý có khả năng được thăng chức nhiều nhất. Họ là những người có chung một số niềm tin cốt lõi sau đây: 

1. Môi trường kinh doanh là một hệ sinh thái, không phải là một chiến trường


Các sếp bình thường luôn nhìn thấy xung đột giữa các công ty, phòng ban và các nhóm. Họ xem các công ty cạnh tranh là những đối thủ, còn khách hàng là những địa hạt cần phải chinh phục và chiếm lĩnh. Các nhà quản lý giỏi thì xem môi trường kinh doanh là một môi trường cộng sinh mà ở đó những công ty hoạt động đa phương nhất là những công ty có khả năng tồn tại và phát triển lớn mạnh nhất. 

Những nhà quản lý này biết cách xây dựng những đội ngũ nhân sự có khả năng thích nghi dễ dàng với các thị trường mới và nhanh chóng hình thành các liên kết với các công ty, khách hàng và cả các đối thủ cạnh tranh. 

2. Doanh nghiệp là một cộng đồng, không phải là một cỗ máy

Những vị sếp bình thường xem công ty là những cỗ máy và nhân viên là những chiếc bánh răng của cỗ máy ấy. Họ tạo ra một cơ chế cứng nhắc với nhiều nguyên tắc cứng nhắc nhằm kiểm soát hoạt động của những cỗ máy này. 

Các nhà quản lý giỏi xem công ty là nơi tụ họp những cá nhân có nhiều niềm hy vọng và mơ ước, cùng hướng đến một mục đích cao hơn. Họ khơi nguồn cảm hứng để nhân viên tự nguyện cống hiến sức lực của mình cho sự thành công của các đồng nghiệp xung quanh và cho doanh nghiệp. 

3. Quản lý là phục vụ, không phải là kiểm soát

Những vị sếp bình thường muốn nhân viên chỉ làm đúng những gì mà cấp trên yêu cầu. Họ không muốn nhân viên sáng tạo hay “qua mặt” họ. 

Những vị sếp giỏi thì vạch ra hướng đi chung và cam kết trang bị, hỗ trợ các nguồn lực cần thiết để nhân viên thực hiện các công việc nhằm đạt được các mục tiêu đã được thống nhất. Họ chủ trương ủy quyền cho nhân viên cấp dưới tự đưa ra những quyết định quan trọng, tự xây dựng các nguyên tắc làm việc cho mình và chỉ can thiệp trong những trường hợp thật sự cần thiết. 

4. Nhân viên là những cộng sự, không phải con cái

Các nhà quản lý bình thường xem nhân viên là những người thuộc cấp, những đứa con chưa được trưởng thành và không thể tin cậy nếu không được giám sát thường xuyên. Đối phó với cách đối xử này, nhân viên thường cố gắng tỏ ra bận rộn và không chia sẻ hết với sếp những sự thật mà họ đang suy nghĩ và hành động. 

Những vị sếp giỏi xem nhân viên là những thành phần quan trọng nhất của doanh nghiệp. Họ luôn khuyến khích nhân viên làm việc độc lập và phát huy tối đa khả năng của mình để đạt đến những thành tích, kết quả tốt nhất trong công việc. 

5. Động cơ làm việc đến từ tầm nhìn của tổ chức chứ không phải từ nỗi sợ hãi


Những vị sếp bình thường cho rằng nỗi sợ (lo sợ bị sa thải, bị kỷ luật, bị mất đi các đặc quyền) chính là một công cụ để động viên nhân viên. Kết quả là cả nhân viên lẫn các nhà quản lý đều ngại ra những quyết định rủi ro, ngay cả khi những quyết định ấy rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. 

Những vị sếp giỏi khơi nguồn cảm hứng và động cơ làm việc cho nhân viên bằng cách chỉ ra cho họ thấy một viễn cảnh tươi sáng mà họ là một thành phần của bức tranh ấy. Nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn khi họ có niềm tin vào các mục tiêu của tổ chức, hài lòng với những gì mình đang làm và nhìn thấy trước lợi ích của mình từ những kết quả mà họ đã góp phần tạo ra. 

6.Thay đổi là phát triển chứ không phải đem đến phiền toái

Những vị sếp bình thường rất ngại sự thay đổi, cho rằng thay đổi luôn tạo ra những vấn đề phức tạp và đáng sợ. Theo họ, doanh nghiệp chỉ nên thay đổi khi đó là con đường duy nhất để tồn tại. Những vị sếp giỏi xem thay đổi là một điều không thể tránh khỏi trong cuộc sống. Họ tin rằng thành công chỉ có thể đến nếu nhân viên và các tổ chức biết nắm bắt các ý tưởng mới, các cơ hội và cách thức kinh doanh mới. 

7. Công nghệ thông tin là để hỗ trợ chứ không phải để tự động hóa việc quản lý

Các vị sếp bình thường xem công nghệ thông tin là một phương tiện để tăng cường việc kiểm soát của nhà quản lý và giúp đề phòng những tình huống bất ngờ xảy ra trong tương lai. Những nhà quản lý này lắp đặt các hệ thống quản lý tập trung ứng dụng công nghệ thông tin để loại bỏ khả năng ra quyết định của nhân viên. 

Những vị sếp giỏi xem công nghệ là một phương tiện để giải phóng con người khỏi một số công việc thủ công, có nhiều thời gian để sáng tạo hơn và tập trung cho việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp hơn. 8Công việc phải tạo ra niềm vui chứ không chỉ đem đến sự cực nhọc. Các nhà quản lý bình thường quan niệm rằng nhân viên chỉ làm việc tốt nhất khi họ cảm thấy công việc ấy là một áp lực lớn.

Họ cho rằng việc nhân viên chán đi làm là chuyện bình thường. Họ xem mình là những người “đàn áp” còn nhân viên là những nạn nhân. Những vị sếp giỏi luôn biết cách làm cho nhân viên tìm thấy được niềm vui trong công việc. Vì vậy, họ quan niệm rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của một nhà quản lý là đặt nhân viên vào những vị trí, công việc mà nhân viên cảm thấy vui vẻ nhất và làm việc tốt nhất.

>> Và đây chắc chắc là điều bạn cần: Khóa học Quản lý


5 câu hỏi mạnh mẽ khi coach các lãnh đạo

 Các lãnh đạo là người có chuyên môn và kinh nghiệm, do đó, họ thường không thích bị bảo nên làm cái này cái kia. Để giúp lãnh đạo khám phá và phát triển tiềm năng của mình, một cách rất hữu hiệu chính là đặt những câu hỏi mạnh mẽ.

Dưới đây, hãy cùng UMM khám phá 5 câu hỏi quyền năng khi coach cho các lãnh đạo nhé!

1. Đối với bạn, thành công trông như thế nào?

Chúng ta rất dễ “bị lạc lối” trong vô vàn định nghĩa về thành công của người khác. Ngay cả trong công việc hay 1 dự án cụ thể, định nghĩa về thành công của từng người cũng rất khác nhau. Khi có quá nhiều yếu tố phức tạp, chúng ta có xu hướng làm ổn thỏa mọi việc, song lại mất dấu những điều thực sự quan trọng.

Đối với bạn, thành công trông như thế nào? Câu hỏi này giúp các lãnh đạo nhìn sâu và khẳng định lại định nghĩa về thành công của mình trong bối cảnh cụ thể, nó có “ăn khớp” với mục tiêu của tổ chức hay của nhân viên hay không? Khi trả lời được câu hỏi này, các lãnh đạo sẽ có thêm sự sáng rõ, niềm hào hứng và cam kết mạnh mẽ hơn.

Và điều quan trọng chính là, khi đặt câu hỏi, hãy để họ CẢM NHẬN sự thành công, thay vì chỉ mô tả về nó. Chính những cảm xúc, biến chuyển trong cảm nhận cơ thể sẽ là dấu hiệu rõ nhất cho thấy thành công này thực sự có ý nghĩa đối với họ.

2. Điều này có ý nghĩa thế nào với bạn?

Câu hỏi này rất hữu dụng khi lãnh đạo có quá nhiều mối quan tâm, hay mục tiêu. Nó mời gọi người lãnh đạo đi sâu vào giá trị cốt lõi của mình, gạt những tiếng ồn bên ngoài sang một bên và lắng nghe tiếng nói thông thái bên trong.

3. Điều gì đang cản đường bạn?

Một lãnh đạo có thể liệt kê hoàng loạt những khó khăn của họ, nhưng đâu mới là những rào cản thật sự họ đang gặp phải? Làm thế nào để họ xác định chính xác và cụ thể những rào cản đó? Liệu có phải khó khăn nào cũng là rào cản không? Và liệu có phải vấn đề nào cũng cần giải quyết không?

Khi trả lời được câu hỏi số 3 này, lãnh đạo có thể thu hẹp sự tập trung vào những thách thức cấp bách, hoặc những thách thức nếu giải quyết được, sẽ tạo nên chuyển biến lớn.

4. Sẽ thế nào nếu chúng ta đặt ra những mục tiêu cho 10 năm tới?

Rất nhiều lãnh đạo, quản lý bị vướng vào những mục tiêu ngắn hạn, những công việc vận hành hàng ngày mà bỏ quên mất tầm nhìn chiến lược dài hạn. Câu hỏi số 4 này cho phép lãnh đạo nhìn xa hơn vào bức tranh toàn cảnh, cho họ ước mơ và hoài bão lớn hơn.

Nó đưa tâm trí họ ra khỏi những thách thức hiện tại và sát gần hơn với niềm hào hứng về tương lai phía trước, đồng thời tạo nên một sự thôi thúc, niềm cảm hứng bên trong họ.

5. Một điều bạn có thể làm ngay bây giờ để đưa bạn gần hơn tới thành công?

Tầm nhìn và mục tiêu 10 năm có thể đem lại sự áp lực nhất định, do đó, chúng ta cần giữ tầm nhìn đó và gắn nó với những hành động thực tế, những bước đi đầu tiên. Câu hỏi số 5 này khiến lãnh đạo đưa ra quyết định dứt khoát hơn, và tạo đà cho những hành động tiếp theo

Bạn nên tham gia: Khóa học lãnh đạo 

Những kỹ năng đàm phán hiệu quả trong kinh doanh

 


Kỹ năng đàm phán là những yếu tố cho phép hai hoặc nhiều bên đạt được thỏa hiệp. Đây thường là những kỹ năng mềm và bao gồm các khả năng như giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch, chiến lược và hợp tác. Hiểu những kỹ năng này là bước đầu tiên để trở thành một nhà đàm phán hiệu quả. Vậy, đâu là những yếu tố cần thiết để nâng cao kỹ năng đàm phán? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé. 

Tại sao phải đàm phán? Đàm phán để làm gì?

 

Giống như trước khi bước vào một cuộc chiến, bạn phải xác định được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được khi kết thúc đàm phán (và sẽ chỉ kết thúc khi đạt được những điều này). Xác định rõ ngay từ ban đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết được đâu là những điều có thể nhượng bộ, đâu là những điều nhất định phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của mình. Tuy nhiên, cũng có đôi lúc, cuộc đàm phán sẽ đi theo những hướng khác ngoài tầm kiểm soát, không phải rõ ràng như bạn xác định ban đầu. Chẳng hạn, bạn dự tính nhất định phải đạt được A, có thể nhường đối phương B, nhưng nếu bạn được đề nghị nhận B+ và từ bỏ A, phương án mới này không ảnh hưởng nhiều lắm đến mục tiêu của bạn, thì rõ ràng một sự linh hoạt là cần thiết để có thể kết thúc đàm phán trong “thắng lợi”.

 

Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng

 

Một trong những kỹ năng đàm phán cần thiết khác đó là phải thật sự nhạy bén trong việc nhận biết được mục tiêu của đối phương. Bởi lẽ, cũng như đã phân tích, đối phương cũng sẽ có những điều có thể và không thể nhượng bộ. Biết được những điều này (tất nhiên chỉ là một phần nào đó, theo dự đoán của bạn), bạn sẽ có những phương án “tác chiến” thích hợp để giành được kết quả cao nhất.

 

Để biết được điều này, bạn cần kỹ năng lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực liên quan đến khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể cũng như giao tiếp bằng lời nói. Hãy lắng nghe bên kia để đi đến thỏa hiệp. Thay vì dành phần lớn thời gian trong đàm phán thể hiện những ưu điểm của quan điểm của mình, các nhà đàm phán lành nghề sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe.

 

 Kiểm soát cảm xúc

 

Một yếu tố quan trọng khác để đàm phán thành công là bạn cần có khả năng kiểm soát cảm xúc của mình. Đàm phán về các vấn đề nhạy cảm có thể khiến bạn khó chịu và buông lỏng cảm xúc sẽ khiến tình tình càng tệ hơn. Điều này nhiều khả năng sẽ dần đến kết quả tiêu cực. Chẳng hạn, trong khi thỏa thuận với nhà cung cấp, bạn có thể cảm thấy khó chịu khi họ quyết không giảm giá. Tuy nhiên, hãy tránh bộc lộ cảm xúc này và giữ bình tĩnh bằng mọi giá.  

 

Thương trường không phải chiến trường

 

Điều này ngày càng trở nên thiết thực hơn trong quản trị kinh doanh hiện đại, hiểu rõ điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn hiểu rõ một trong những kỹ năng đàm phán trong kinh doanh quan trọng. Bởi lẽ, khái niệm “win-win” (mọi người cùng thắng) đang ngày càng trở nên phổ biến trên thương trường. Một cuộc đàm phán kết thúc tốt đẹp không nhất định (và cũng không nên) là một cuộc đàm phán phải có kẻ thắng người thua. Kinh doanh hiện đại ngày nay đang dần chú trọng quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi, vì mục tiêu cùng có lợi nhuận, và chiến thắng của người này không nhất định phải xây trên thất bại của người khác.

 

Hãy là “người chèo thuyền”

 

Nếu khái niệm “mọi người cùng thắng” được so sánh với hình ảnh 2 bên cùng ngồi trên một con thuyền hướng về đích, thì điều quan trọng tiếp theo là nên “biết chèo thuyền”. Trong một cuộc đàm phán, bạn hãy làm chủ cuộc giao tiếp, hướng nó đi theo ý của mình, đừng là người “chạy theo”. Để có thể làm được điều này không hề dễ dàng một chút nào, nó đòi hỏi bạn phải thật sự là một người khéo léo, có sức thuyết phục, giao tiếp “cực tốt” cũng như phải cực kì tâm lí trong mọi tình huống để có cách ứng phó phù hợp. Những kỹ năng này cần phải được rèn luyện qua thời gian cũng như kinh nghiệm sống, không phải có thể có được trong “một sớm một chiều”.

 

Không thành công cũng phải thành bạn

 

Tất nhiên, không phải cuộc đàm phán nào cũng đều có thể kết thúc tốt đẹp. Sẽ có (rất nhiều) lúc cuộc đàm phán sẽ phải đổ vỡ do bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của 2 bên. Khi đó, hãy luôn ghi nhớ là “không thành công cũng phải thành bạn”, biết đâu họ sẽ giúp bạn trong tương lai, kỹ năng “kết bạn” cũng là một trong những kỹ năng đàm phán trong kinh doanh rất quan trọng. Bởi lẽ, thêm bạn thì bớt thù, chân lí ấy vẫn đúng, ít nhất là cho đến thời điểm này. Cuộc đàm phán này không thành công không có nghĩa là không còn lần đàm phán sau. Nếu bạn “trở mặt” ngay sau khi kết thúc, rất có thể đó cũng là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo.

 

Không có gì làm tăng sự tự tin của bạn nhanh hơn là cảm thấy rằng bạn đã thành công trong việc đàm phán và kết quả là bạn đã đạt được một thỏa thuận tốt. Và cũng không có gì làm giảm sự tự tin của bạn nhanh hơn là nghĩ rằng bạn đã thương lượng thất bại. Do đó, kỹ năng đàm phán là một phần quan trọng trong sự phát triển nhân cách và ý thức về hiệu quả cá nhân cũng như sự tự tin của bạn.

 

Khi nâng cao kỹ năng đàm phán và bạn trở thành một nhà đàm phán giỏi, sự tự tin của bạn cao hơn, bạn cảm thấy tích cực hơn đối với bản thân và những người khác trong mọi việc mà bạn làm. Với những chia sẻ trên đây, hi vọng rằng bạn sẽ sớm đạt được kết quả tích cực này.

Và bạn nên tham gia Khóa học kỹ năng đàm phán

10 mẹo giúp bạn TỰ TIN khi thuyết trình trước đám đông!

 Tôi nhớ những đêm không thể ngủ được.

Tôi nhớ tim mình đập như trống trận.

Tôi nhớ sức nóng trên khuôn mặt mình.

Tôi nhớ những bài thuyết trình đầu tiên của mình như cơn ác mộng!

Nếu bạn đã – đang vào hoản cảnh giống như tôi ở trên. Đây là bài viết dành cho bạn! 10 hướng dẫn giúp bạn thuyết trình tự tin mà tôi ước ai đó chỉ cho tôi trong những năm đầu đi làm đào tạo.

thuyết trình tự tin
Thuyết trình tự tin là điều rất nhiều chúng ta mong muốn

1. Slide cũng chỉ là chiếc áo bạn khoác vậy!

Tôi sẽ giải thích điều này. Slide thuyết trình mà bạn kỳ công xây dựng cũng chỉ như chiếc áo đẹp thôi.

Nhưng khán giả họ không đến để xem chiếc áo bạn đẹp hay xấu!

Không quan trọng chiếc áo trông như thế nào, nếu ta không có “chất”, không có cá tính đằng sau đó, thì ta giống như ma nơ canh thôi.

Bạn có tô son bao nhiêu cho 1 con heo, thì có thế nào, nó vẫn là heo thôi!

Nói cách khác, bạn mới là Trung Tâm của bài thuyết trình. Slide là công cụ hỗ trợ giúp bài trình bày của bạn dễ hiểu hơn, trực quan hơn. Không hơn không kém. Nếu chính bản thân ta không thể làm bài trình bày nổi bật, thì slide chỉ khiến ta và khán giả sao nhãng hơn thôi.

2. Hãy quên giới hạn không cần thiết đi.

Khi chịu áp lực, ta có thể mắc lỗi. Điều đó là tự nhiên, tất cả chúng ta đều như vậy.

Việc quá tập trung vào giới hạn thời gian tối thiểu / tối đa hoặc số lượng slide tối thiểu / tối đa khiến bạn chịu thêm áp lực không cần thiết khi chuẩn bị hay lúc đang đứng trên sân khấu.

Tất nhiên, ta cần cố gắng hết sức để tôn trọng thời gian của mọi người. Nhưng đừng tạo thêm áp lực không cần thiết bằng cách nhấn mạnh như “Có lẽ tôi đã nói đủ rồi” hay “có lẽ tôi không còn nhiều slide”, rồi “có lẽ tôi có quá nhiều slide”..

Chỉ cần nói những gì bạn đã nói, đưa ra quan điểm của bạn và kết thúc.

Tập trung vào giá trị mang lại cho khán giả. Không gì khác!

3. Chuẩn bị theo hướng tích cực là chìa khóa

Đây là một kỹ thuật rất hữu ích. Thay vì tạo thêm áp lực & căng thẳng khi nghĩ đến kết quả tiêu cực. Ta hãy chuẩn bị, tập trung vào những gì có thể xảy ra theo hướng tích cực nhất.

Tập trung vào cách mà ta có thể giúp đỡ khán giả.

Ta có thể làm gì cho họ?

Làm thế nào để ta có thể giúp họ?

Sự tập trung hướng ngoại, tích cực này có thể giúp buổi trình bày của bạn nhẹ nhàng và hiệu quả. Bạn thuyết trình tự tin hơn.

4. Nắm rõ chủ đề bạn nói

Chìa khóa để cung cấp một bài thuyết trình tự tin là bạn nắm rõ những gì sắp chia sẻ.

Khi bạn biết tất cả mọi thứ cần biết về vấn đề của mình, bạn có thể nói chuyện trôi chảy và tự tin.

Thay vì tập trung vào việc có bao nhiêu đầu mục, bao nhiêu slide, hãy dành thời gian để tìm hiểu sâu về vấn đề của bạn.

Cần nhớ: Khi bạn không rõ chủ đề bạn nói, Không ai muốn nghe bạn cả!

5. Đừng cố trở thành người kể chuyện

Qua các lớp đào tạo, các bài viết, chúng ta được chỉ rằng, để thuyết trình thành công, bạn phải là người kể chuyện hay. (Storyteller)

Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng kể chuyện một cách thu hút. Chưa kể câu chuyện bạn lựa chọn để kể phải phù hợp với chủ đề bạn nói. Việc cố gắng trở thành một người kể chuyện để thu hút khản giả khá rủi ro cho bạn.

Mẹo cho bạn: Nếu không thể có được câu chuyện thú vị và bạn không quá tốt để kể chuyện. Hãy mở đầu bằng các nội dung đi đến trực tiếp giá trị mang lại cho khán giả. Vậy thôi.

Kỹ năng training
Hãy là chính bạn! Đừng cố trở thành người khác

6. Hãy là chính bạn!

Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm trên sân khấu là cố gắng tái tạo màn trình bày từ ai đo mà bạn đã xem.

Dù bạn làm gì, hãy đừng cố gắng bắt chước bài trình bày mà bạn đã thấy. Bạn sẽ không thể trình bày đủ thuyết phục để trông tự nhiên.

Thay vì bắt chước, hãy là chính mình.

Một điều bất ngờ xảy ra khi bạn thành thật với chính mình: Khán giả bị thu hút bởi bạn. Và khán giả thấy dễ dàng tin tưởng bạn hơn.

7. Mở đầu từ phía khán giả

Vài giây đầu tiên bài thuyết trình là khoảng thời gian khán giả đánh giá bạn.

Họ đang vô thức quyết định liệu họ có tin tưởng bạn hay không, nếu bạn tự tin và đáng tin cậy.

Rắc rối cho người thuyết trình là vài giây đầu tiên trên sân khấu lại là khoảng thời gian đáng sợ nhất.

Hãy giảm áp lực bằng cách đẩy nó cho khán giả.

Thay vì bạn là trọng tâm, hãy đẩy sự tập trung đến khán giả bằng cách hỏi họ một câu hỏi.

8. Đừng cố gắng đọc điều khán giả “nghĩ gì”

Thực tế là: Bạn không biết điều gì đang xảy ra trong cuộc sống của khán giả.

Có lẽ họ đã có cuộc cãi vã với đồng nghiệp sáng nay. Hay họ mới mất một hợp đồng lớn. Họ đang có chuyện ở nhà…

Vấn đề là, bạn không thể nào biết tình hình của họ.

Vì vậy, hãy ngừng diễn giải mọi chuyển động không thoải mái, mọi ánh nhìn vào đồng hồ, mọi vẻ cau có như một đánh giá về bài thuyết trình của bạn.

Hãy duy trì một thái độ chuyên nghiệp và tập trung vào bài trình bày của bạn sao cho ổn nhất.

9. Không cần phải là “hoàn hảo”.

Bạn có thể tin hay không, một bài thuyết trình tuyệt vời mà không cần phải hoàn hảo.

Bạn có thể quên lời nói của bạn.

Bạn có thể vấp ngã.

Bạn có thể nói sai.

Bạn có thể tạm dừng quá lâu.

Nó không phải là sự không hoàn hảo, nó là cách bạn xử lý sự không hoàn hảo. Bạn thấy đấy, sự không hoàn hảo là bình thường. Không có gì hoàn hảo và không có gì có thể.

Hãy suy nghĩ về một cuộc trò chuyện thường ngày. Chúng ta không tập trung vào việc cư xử sao cho hoàn hảo, chúng ta tập trung vào việc có một cuộc trò chuyện vui và có ý nghĩa.

Và điều đó chính xác những gì bạn nên làm trong bài thuyết trình của bạn.

Hãy đừng quá tập trung làm mọi thứ thật hoàn hảo. Thay vào đó tập trung vào việc cung cấp thông tin có giá trị, ý nghĩa với họ.

Thuyết trình hiệu quả
Đứng cố gắng làm hoàn hảo. Vì có gì là hoàn hảo đâu

10. Bạn phải biết bạn đang đi đâu?

Trước khi bạn lên sân khấu, hãy chắc chắn rằng bạn biết bạn sẽ đi đâu.

Mục tiêu của bạn là gì?

Hành động nào muốn khán giả thực hiện sau bài thuyết trình của bạn?

Nếu bạn có thể trả lời những câu hỏi này, bài thuyết trình của bạn sẽ trôi chảy vì bạn biết bạn mục tiêu mình cần đi.

Và tôi khuyên bạn nên học Khóa kỹ năng thuyết trình chuẩn 3+